Страница 2 — Всё о справке об утилизации по новому закону в вопросах и ответах

Акт утилизации отходов

Акт утилизации отходов может быть двух видов: оформленный производителем (импортером) и нанятым исполнителем по специальному договору утилизации. Второй встречается чаще. Бумага при этом является приложением к договору.

Определение утилизации отходов

Статья 1 Федерального закона от 24.06.1998 г. №89-ФЗ гласит, что утилизация отходов — это их использование для генерации материальных ценностей, а также для осуществления разнообразных работ и услуг. Существуют следующие виды утилизации:

  • Рециклинг – использование по прямому назначению еще раз.
  • Регенерация – включение в цикл производственных процессов после ряда подготовительных манипуляций.
  • Рекуперация – извлечение разными путями максимум полезных элементов и отдельных частей, переработка.

Последний вид встречается чаще всего из-за простоты осуществления. В целом вид повторной переработки определяется в каждом конкретном случае отдельно.

Виды отходов

Мусор мусору рознь. Он делится по разным критериям, но основополагающий – класс. Выделяют:

  • 1 класс отходов. Этот вид взят под контроль государственных служб, так как он содержит опасные для человека вещества (ртуть, свинец и пр.). Составление акта в этом случае – обязательный момент при любых манипуляциях.
  • 2 класс. При утилизации нормы регламентируются санитарными требованиями. Допустимо хранение (размещение) на специально подготовленной территории не более полугода.
  • 3 класс. Бывшие товары и отходы, переработка которых входит в сферу лицензионной деятельности учреждений. К нему же относятся отработанные нефтепродукты. Возможно сжигание или регенерация.
  • 4 класс. Сбор и утилизация требуют соответствующей лицензии. Отходы этой категории могут быть подвергнуты любому способу вторичной переработки.
  • 5 класс. Основную часть этой разновидности должно составлять ценное вторсырье. Эта категория наиболее интересна перерабатывающим комплексам.

Нюансы

С техникой – особый случай. Так как в отдельных ее частях содержатся драгоценные металлы, ее переработка подчиняется Распоряжению правительства 1886-р от 24.09.2015 г. В последнем приводится полный список того, что нужно утилизировать с составлением акта.

В этот список входят:

  • Ноутбуки и портативная компьютерная техника (в том числе с функционалом телефона) до 10 кг.
  • Электронные записные книги.
  • Вычислительные машины с центральным процессором и устройством.
  • Терминалы.
  • Мониторы.
  • Клавиатуры.
  • Манипуляторы (мыши, джойстики и пр.).
  • Сканеры.
  • Принтеры.
  • УЗО.

Все это и многое другое – техника, обязательная для утилизации по истечении эксплуатационных сроков. Также за ее частями, содержащими драгоценные металлы, нужно следить и документировать все действия: продажу, покупку, движение и пр.

Кроме того, для этого вида товаров обязательно прохождение инвентаризации. Об этом ясно сказано в Федеральном законе №41 от 26 марта 98 года «О драгоценных металлах и драгоценных камнях».

Куда заносятся данные

Если речь идет о производственных объектах, то на них должен ввестись журнал образования и движения отходов.

В нем должны быть вписаны данные о веществах, которые были переданы для переработки в другие компании или утилизированы самостоятельно (при такой возможности и праве). Если такового журнала нет, то предусмотрено взыскание штрафа от 10 до 250 тыс. руб.

Эти бумаги регулируются Приказом Минприроды 721 «Об утверждении порядка учета в области обращения с отходами».

Алгоритм заполнения акта

В верхней части документа содержится приписка, к какому договору прикрепляется акт. После самого наименования акта указывается город – справа и дата – слева.

Потом необходимо заполнить наименования обеих организаций, которые совершают сделку, и их представителей.

Перед перечислением оказанных услуг указываются сроки (дата начала и окончания), которые были прописаны в договоре.


Ниже располагается табличная часть документа, в которой содержатся данные о каждой единице отходов. В ней перечисляется:

  • Наименование каждой единицы.
  • Код согласно Федеральному классификационному каталогу.
  • Группа товаров, к которой он принадлежит (эта строка относительно свежая – о ней было принято распоряжение Правительства №1886-р в 2015 году).
  • Имеющаяся нормативно-техническая документация по ней.
  • Вес каждой позиции (общий указан в начале таблицы).

Во втором пункте акта можно указать товар, который был произведен из указанного выше материала. Если в результате процесса не было произведено материальных ценностей, то нужно подчеркнуть соответствующее слово и оставить вторую таблицу пустой.

Третий пункт должен содержать данные о технологии, по которой обрабатывались отходы. Если проводилась экологическая экспертиза, то её реквизиты.

В четвертом пункте указывается количество экземпляров документа (обычно 2 — для каждой из сторон).
Приложения – обязательная часть акта. Они содержат выписку из журнала образования и движения отходов заказчика (или из иного документа по материалам учета).

К СВЕДЕНИЮ! Упоминание об отсутствии претензий со стороны заказчика к исполнителю — тоже обязательно.

После прикрепления приложений в нижней части документа ставятся печати организаций и подписи лиц, их представляющих.

Виды утилизации

Разновидностей избавления от отходов множество: сжигание, захоронение, компостирование, брикетирование и прочее. Важно, чтобы этот процесс происходил согласно требованиям законодательства, без нарушений предписаний Федерального закона № 89 и по ГОСТам 30166-95 о ресурсосбережении. Тогда к организации не будет претензий от сотрудников Министерства природных ресурсов и экологии.

Новости

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ОФОРМИТЬ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ИЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ОТХОДОВ

Источник:http://www.ecoindustry.ru/news

Вопрос:
На предприятии образуются отходы: аккумуляторы отработанные с неслитым электролитом, покрышки отработанные с металлическим кордом, отработанные моторные масла. Сейчас сдаем их на переработку в специализированные организации. Выходит довольно дорого. Можно ли продавать аккумуляторы частным лицам-скупщикам, которые не имеют лицензий?
Можно ли использовать моторные отработанные масла – на смазку деталей и узлов в технике? Лицензии на использование не имеем. Отработанные покрышки хорошо разбирает население на канализацию – можно ли передавать им? Какие документы должны быть у нас оформлены при передаче аккумуляторов, покрышек, использовании масла?

Ответ:
Указанный в вопросе перечень действий допустим, если аккумуляторы, отработанные масла и покрышки будут документально относиться к побочным продуктам, а не к отходам.
Для реализации ресурсов как побочных продуктов, необходимо иметь Технические условия на эти продукты.
Если моторные отработанные масла документально являются отходом (информация о ресурсе включена в ПНООЛР), то для использования отработанных масел в качестве смазки деталей и узлов в технике необходимо получить лицензию на обращение с отходами.
Продажа/передача отходов физическим лицам не допустима. Допустима продажа/передача отходов юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензию на данный вид деятельности.
Для получения более подробных разъяснений см. обоснование.

Обоснование:
В соответствии со ст.1 Федерального закона от 24.06.1998 г. N 89-ФЗ “Об отходах производства и потребления” (далее – Федеральный закон от 24.06.1998 г. N 89-ФЗ):
– отходы производства и потребления – вещества или предметы, которые образованы в процессе производства, выполнения работ, оказания услуг или в процессе потребления, которые удаляются, предназначены для удаления или подлежат удалению в соответствии с Федеральным законом от 24.06.1998 г. N 89-ФЗ.

Материальный объект обретает статус “отхода производства” тогда, когда сведения о нем включаются самим хозяйствующим субъектом в паспорт отхода и в проект нормативов образования и лимитов на размещение отходов конкретного предприятия при их разработке.

Из условий Вашего вопроса мы поняли, что аккумуляторы и покрышки, образующиеся у Вас на предприятии, являются документально отходами и информация по данным отходам занесена в ПНООЛР.

Сбор, транспортирование, обработка, утилизация, обезвреживание, размещение отходов I-IV классов опасности подлежит лицензированию (ст.1 Федерального закон от 04.05.2011 г. N 99-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности”).

Утилизация отходов – использование отходов для производства товаров (продукции), выполнения работ, оказания услуг, включая повторное применение отходов, в том числе повторное применение отходов по прямому назначению (рециклинг), их возврат в производственный цикл после соответствующей подготовки (регенерация), а также извлечение полезных компонентов для их повторного применения (рекуперация) (ст.1 Федеральный закона от 24.06.1998 г. N 89-ФЗ “Об отходах производства и потребления”).

Повторное использование моторных отработанных масел в качестве смазки деталей и узлов в технике является утилизацией.

Таким образом, в случае, если Вы повторно применяете отходы моторных отработанных масел, то Вам нужна на данный вид деятельности соответствующая лицензия.

Продажа/передача отходов I-IV классов опасности допустима юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензию на данный вид деятельности.

Продажа/передача отходов I-IV классов опасности физическим лицам не допустима.

Также существует иной способ реализации аккумуляторов, масел и покрышек:
Побочный продукт – дополнительная продукция, образующаяся при производстве основной продукции и не являющаяся целью данного производства, но пригодная как сырье в другом производстве или для потребления в качестве готовой продукции.

Примечание – Побочный продукт не является отходом (ГОСТ 30772-2001 “Ресурсосбережение. Обращение с отходами. Термины и определения”).

Определение вторичного сырья регламентируется ГОСТ Р 54098-2010 “Ресурсосбережение. Вторичные материальные ресурсы. Термины и определения” (далее – ГОСТ Р 54098-2010).

Если Вы действительно документально определили категорию ресурса как “побочный продукт”, то действия, связанные с его обращением, не будут попадать под действие природоохранного законодательства.

Следовательно, если аккумуляторы, масла и покрышки будут классифицированы Вами как побочный продукт, их можно будет продавать юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям без наличия у них на это соответствующей лицензии.

Продажа физическим лицам побочных продуктов также допускается.

Обращаем Ваше внимание, что необходимо наличие технических условий (далее – ТУ) для подтверждения того, что в результате применения определенной в ТУ технологии из отхода была получена вторичная продукция.

Утилизируем автомобиль без неприятных последствий

Если старое авто пришло в негодность, то собственник может его утилизировать и получить скидку при покупке новой машины. Для этого ему нужно найти утилизирующую организацию, заключить с ней договор и передать транспортное средство для уничтожения. Если владелец не хочет приобретать новую машину, то получит компенсацию за металлолом. Но иногда автомобилисты встречаются с недобросовестными компаниями, которые не избавляются от авто, из-за чего возникают проблемы с начислением транспортного налога или штрафов от ГИБДД.

Чтобы увеличить спрос и повысить продажи, автопроизводители вводят программы утилизации или трейд-ин, по условиям которой собственники могут сдать свои старые авто, а новые получить со значительной скидкой (от 50 000 руб. до 350 000 руб. в зависимости от характеристик машины) в соответствии с условиями акции и специальными предложениями.

Автомобиль продается в рамках исполнительного производства: платить ли транспортный налог?

В 2010-2011 гг. водители, в собственности которых находилось авто больше года, могли сдать его и получить скидку 50 000 руб. на новую машину. При этом возраст авто должен быть более 10 лет, а его масса – до 3,5 т. согласно правилам из Постановления Правительства от 31.12.2009 № 1194.

Бывший собственник может снять с учета авто по справке об утилизации или из-за его продажи. Новый владелец вправе совершить эти действия от имени продавца по доверенности. Но он не сумеет зарегистрировать автомобиль на себя, так как машина уничтожена и осмотреть в ГИБДД её не получится.

Сейчас такая госпрограмма не действует, но водители могут сдать в автосалон старое авто. Тогда его передадут на утилизацию, а автомобилист покупает новое со скидкой. При этом владелец должен соблюсти следующие условия:

  • машина находилась в собственности не менее 1 года;
  • возраст автомобиля – более 6 лет, иначе его можно только продать;
  • в транспортном средстве есть все детали для его передвижения, при этом водитель вправе снять магнитолу, навигатор и другую электронику.

После утилизации водитель получит свидетельство и акт, затем собственник передает эти документы и ПТС в автосалон, где ему предлагают скидку на новый автомобиль. Она будет зависеть от марки и типа утилизируемой машины, а также от приобретаемой модели. Более подробно с условиями утилизации и льготами на новое транспортное средство можно ознакомиться на сайтах автопроизводителей или в салонах официальных дилеров.

Для снятия с учета машины по утилизации нужна справка об её реальном уничтожении. Если бывшему владельцу все-таки удалось получить этот фактически поддельный документ, то утилизация была незаконной. Но вероятнее всего прежний собственник прекратил регистрацию авто из-за его продажи. Тогда водителю нужно подать заявление о возобновлении учета, приложив ПТС, договор-купли продажи, страховку.

Так, если автомобилист предоставит справку об утилизации машины в автосалон “Nissan”, то может выбрать скидку 30 000 руб. на новый авто, снижение цены КАСКО за 1 год или до минус 2 % годовых по кредиту. А производители машин “Hyundai”, УАЗ предлагают скидку 50 000 руб., KIA – 80 000 руб., если водитель отдаст им старую машину на утилизацию и купит новую.

Включается ли амортизация по автомобилю ИП в профессиональный вычет?

При этом юристы советуют не продавать автомобиль различного рода перекупщикам, обещающим его самостоятельно утилизировать. По его словам, зачастую такие авто восстанавливаются и продаются, либо документы на них используются для легализации другой машины: угнанной или нерастаможенной. В таких случаях машина продолжает числиться на продавце, гарантируя ему неприятности: начисление транспортного налога, штрафов или материальной ответственности при ДТП.

Если автомобилист желает самостоятельно утилизировать машину, не покупая новую, то ему следует придерживаться инструкции ниже.

Какие спорные ситуации могут возникать при утилизации автомобиля

Как правило, собственники утилизированных авто идут в суды, если им продолжают начислять транспортный налог на уже несуществующий автомобиль или из-за неверно проведенной утилизации и невозможности снять машину с учета в ГИБДД.

Так, мужчина обратился в Калининский районный суд города Уфы Республики Башкортостан с иском о признании акта об утилизации действительным и снятии с учета автомобиля к АО «Башвтормет» и ГИБДД . Он пояснил, что попал в ДТП, сильно разбив машину, решил её утилизировать. Этим занимался его сын. Он обратился к сотруднику АО «Башвтормет», который принял машину как черный лом, уничтожил и выдал приемо-сдаточный акт. Впоследствии мужчина выяснил, что его родственнику помогал не работник утилизирующей организации, а предприниматель, который выдал недействительный документ. По этой причине сотрудники ГИБДД отказались снимать авто с учета. Кроме этого, истцу пришлось оплатить транспортный налог, а также он не получил компенсацию за сдачу машины в утиль. Потому он просил взыскать с ответчиков возмещение в сумме 38 049 руб., компенсацию морального вреда, который он оценил в 25 000 руб.

Собственник не сможет возобновить учет после утилизации. Лучше обратиться в суд с новым иском о взыскании с бывшего супруга стоимости уничтоженного автомобиля. Ведь фактически использовать машину по прямому назначению невозможно, так как для этого нужен госучет.

В судебном заседании судья изучила два оригинала приемо-сдаточных акта (истца и ответчика) и нашла в них отличия. Так, документ истца составлен с нарушением требований ГОСТ 2787-75. В нем неверно указан процент загрязненности металла (9% вместо 50%), нет VIN автомобиля, потому определить, что именно машина Попова была утилизирована, невозможно. В акте ответчика вовсе не было описания авто. Поэтому этих актов было недостаточно для снятия транспортного средства с учета, и суд отказал истцу. Решение обжаловано не было (дело № 2-642/2020).

Правила уплаты транспортного налога в 2021 году

В другом деле МИФНС России № 13 по Ростовской области обратилась в Новочеркасский городской суд Ростовской области с иском о взыскании с мужчины транспортного налога, который он не оплачивает с 2014 года. В судебном заседании ответчик настаивал, что машину утилизировал ещё в 2010 году и снял с учета в ГИБДД, поэтому задолженности по налогам у него нет.

Просто так снять авто с учета по утилизации нельзя – нужно его реально уничтожить. В этом случае требуется обратиться в ГИБДД с заявлением о прекращении учета машины из-за её продажи. Тогда бывший собственник не будет получать транспортный налог и штрафы от ГИБДД.

Судья запросила сведения о регистрации авто. По карточке учета транспортное средство до сих пор зарегистрировано за истцом, а документы, номера и ПТС авто в ГИБДД после якобы утилизации онне сдал. Суд взыскал с истца долг по налогу. Он не обжаловал решение, согласившись с ним (дело № 2а-493/2020).

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Как правильно оформить и утилизировать списанное имущество.

1. Что нужно знать о списанном имуществе:

1.1. Списанное имущество по факту выбывает из обращения. Его дальнейшее использование невозможно по причине частичной или полной утраты потребительских свойств, либо морального устаревания. Именно это и стало причиной списания. А предметы и изделия, которые утратили свои потребительские свойства, являются отходами (ГОСТ 30772-2001). Соответственно, организация, у которой вследствие списания имущества образовались отходы является образователем отходов.

1.2. Любые действия, производимые с отходами регулируются Федеральным законом «Об отходах производства и потребления» от 24.06.1998 № 89-ФЗ (далее 89-ФЗ). Обращение с отходами определяется 89-ФЗ как деятельность по сбору, накоплению, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов., и такая деятельность подлежит лицензированию.

1.3. Юридические лица (а также ИП), в процессе деятельности которых образуются отходы I — V классов опасности, обязаны составить и утвердить соответствующие паспорта отходов, а при отсутствии вида отхода в Федеральном классификационном каталоге отходов (далее ФККО), обязаны осуществить отнесение соответствующих отходов к конкретному классу опасности.

1.4. Временное складирование отходов до момента передачи их организации, осуществляющей деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению называется «накоплением отходов» и также регламентируется 89-ФЗ и называется Накоплением отходов. Максимальный срок накопления отходов 11 месяцев.

2. Порядок действий при списании имущества.

2.1. После формирования списка имущества, подлежащего списанию, его следует изучить штатному экологу, лицу исполняющему обязанности эколога или экологу организации, оказывающей услуги по экологическому сопровождению. Эколог должен:

  • — определить какие виды отходов будут образованы в результате
  • — убедиться в наличии у вашего учреждения (предприятия), соответствующих паспортов отходов
  • — в случае отсутствия у учреждения (предприятия) необходимых паспортов отходов необходимо разработать эти паспорта и направить их в уведомительном порядке в Департамент Росприроднадзора по Северо-Западному федеральному округу (далее Росприроднадзор).

Важно!
Если в ФККО отсутствует вид отхода, который будет образован после списания, порядок действий усложняется. Подробнее см. ниже.

2.2. Следующим шагом целесообразно определиться с тем, какая организация будет привлечена к дальнейшему обращению с отходами. При этом стоит убедиться, что:

  • — привлекаемая организация имеет лицензию на деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности
  • — в приложении к такой лицензии указаны коды ФККО, соответствующие видам отходов, которые будут образованы после списания
  • — по интересующим Вас кодам ФККО разрешена деятельность, которую эколог определил для дальнейшего обращения с отходами

Пример

Организация списывает имущество:

  • столы
  • кресла
  • компьютеры в сборе
  • телефоны

Эколог определяет, что после списания будут образованы следующие виды отходов:

Имущество Наименование отхода по ФККО Код ФККО
столы отходы мебели из разнородных материалов 49211181524
кресла
компьютеры в сборе системный блок компьютера, утративший потребительские свойства 48120101524
мониторы компьютерные жидкокристаллические, утратившие потребительские свойства, в сборе 48120502524
клавиатура, манипулятор «мышь» с соединительными проводами, утратившие потребительские свойства 48120401524
телефоны телефонные и факсимильные аппараты, утратившие потребительские свойства 48132101524

Так же экологом было определено следующее:

Наименование отхода по ФККО Код ФККО Наличие паспорта отхода Предполагаемый вид обращения
отходы мебели из разнородных материалов 49211181524 Да Сбор, транспортирование, размещение
системный блок компьютера, утративший потребительские свойства 48120101524 Да Сбор, транспортирование, обработка, утилизация
мониторы компьютерные жидкокристаллические, утратившие потребительские свойства, в сборе 48120502524 Да Сбор, транспортирование, обработка, утилизация
клавиатура, манипулятор «мышь» с соединительными проводами, утратившие потребительские свойства 48120401524 Да Сбор, транспортирование, обработка, утилизация
телефонные и факсимильные аппараты, утратившие потребительские свойства 48132101524 Нет Сбор, транспортирование, обработка, утилизация

Исходя из полученной информации понятно, что необходимо разработать 1 паспорт отхода и найти организацию, у которой в приложении есть указанный в таблице коды отходов и виды деятельности.
Важно понимать, что организации, которые занимаются размещением (полигоны), как правило, не ведут другой деятельности, и обработкой и утилизацией (разборкой техники и переработкой её частей во вторичные ресурсы) не занимаются. По этому, необходимо будет найти 2 организации с лицензией и заключать два договора. Это чаще всего неудобно.

Более рациональным в таком случае будет обратиться в компанию, которая, например, имеет лицензию на сбор и транспортирование всего перечня отходов, на обработку и утилизацию всего, что должно быть утилизировано, а также имеет возможность привлечь подрядчика с лицензией на размещение.

Стоит отметить, что всё перечисленное во втором пункте целесообразно сделать до момента списания имущества. Процесс разработки паспортов, поиска соответствующего подрядчика и заключения договоров может занять длительное время. В том числе и более 11 месяцев, а значит есть риск нарушить требования законодательства. Чем раньше будет начат этот процесс, тем меньше списанное имущество будет «захламлять» помещения вашей организации, и тем меньше риск нарушения законов.

2.3. Следующий шаг — списание. Проведение этой процедуры в коммерческих организациях регламентируется внутренними распоряжениями и инструкциями, и может сильно отличаться в разных компаниях. По-этому мы будем говорить исключительно о списании имущества, находящегося на балансе государственных и муниципальных учреждений и предприятий.

Главное отличие таких предприятий и учреждений от коммерческих в том, что они не являются собственноками имущества, но лишь распоряжаются им. Соответственно процесс списания связан с согласованием его с контролирующими органами и вышестоящими структурами. В частности, списание имущества Санкт-Петербурга регламентируется постановлением правительства Санкт-Петербурга от 19 сентября 2014 года № 877 «О порядке принятия решений об уничтожении имущества, находящегося в государственной собственности Санкт-Петербурга» (с изменениями на 31 января 2017 года).

Согласно п. 2.1 статьи 2 Порядка принятия решений об уничтожении имущества, находящегося в государственной собственности Санкт-Петербурга (далее Порядка): «Решение о признании движимого имущества пришедшим в негодность принимается КИО.» Для чего в КИО направляется «Представление о признании движимого имущества пришедшим в негодность» (далее — Представление), которое должно содержать:

  • — Сведения, позволяющие индивидуализировать движимое имущество, в том числе наименование, индивидуальный номер (заводской, регистрационный, инвентарный и другие), а также его характеристики, в том числе технические, и место нахождения.
  • — Копии правоустанавливающих документов на движимое имущество.
  • — Сведения о техническом состоянии движимого имущества, позволяющие сделать вывод о невозможности и экономической нецелесообразности его восстановления и (или) иного использования, включая сведения о непосредственном осмотре движимого имущества и причинах прихода движимого имущества в непригодное состояние (акты, фото-, кино-, видеоматериалы и тому подобное).
  • — Сведения о наличии в движимом имуществе или его составных частях веществ, свойств, частей, потенциально опасных для человека и (или) окружающей среды, а также цветных, драгоценных или редкоземельных металлов.
  • — Копии документов, содержащих сведения о применении мер по привлечению к ответственности лиц, виновных в приведении движимого имущества в негодность, а также иных мер защиты имущественных интересов Санкт-Петербурга (при наличии).
  • — Предложение о наиболее целесообразном способе исполнения решения об уничтожении движимого имущества, пришедшего в негодность.
  • — Предложения о дальнейшем использовании составных частей и материалов движимого имущества, пришедшего в негодность.

При этом, В случае рассмотрения вопроса о признании движимого имущества, являющегося имуществом казны Санкт-Петербурга, первоначальная (восстановительная) стоимость которого превышает сумму начисленной амортизации, пришедшим в негодность КИО обеспечивает проведение обследования движимого имущества на предмет его технического состояния, которое осуществляется юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, не заинтересованным в принятии решений, указанных в пункте 2.8 настоящего Положения (прим. ГК Утилизация — имеется ввиду признание имущества пришедшим в негодность или отказ в нём), имеющим в соответствии с действующим законодательством право заниматься деятельностью по проведению обследования движимого имущества на предмет его технического состояния.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что обеспецение обследования имущества третьими лицами наложено распоряжением на КИО, в реальной жизни учреждения сами обращаются к компаниям, которые имеют право определять техническое состояние имущества и выдавать акты дефектации, которые потом включают в состав Представления. В настоящий момент такая деятельность не регламентируется законодательством РФ, и не подлежит обязательному лицензированию или сертификации. По-этому, КИО удовлетворяют добровольно полученные сертификаты.

После признания КИО имущества пришедшим в негодность, оно подлежит списанию. Однако окончательное выбытие имущества с баланса учреждения происходит только после предоставления в КИО документов, подтверждающих утилизацию такого имущества. На проведение утилизации, как правило, отводится до двух месяцев.

3. Что делать, если в ФККО отсутствует нужный вам вид отхода:

В таком случае на образователя отхода ложится обязанность подтвердить класс опасности отхода. Для этого вам нужно обратиться в аккредитованную лабораторию, для получения анализа компонентного состава отхода. На основании заключения о компонентном составе производится расчёт класса опасности.

Когда класс опасности отхода получен, на отход оформляется паспорт опасного отхода, в котором в качества кода отхода указывается код группы отходов. Оформленный паспорт, заверяется руководителем учреждения (предприятия) и вместе с пакетом документов передаётся в Росприроднадзор.

Росприроднадзор направляет предложение о внесении нового кода ФККО в Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный центр анализа и оценки техногенного воздействия» (ФГБУ «ФЦАО»). ФГБУ «ФЦАО» совместно с ФГБУ УралНИИ «Экология» производит анализ полученных материалов (документов) и принимает решение о внесении нового кода в ФККО и уведомляет об этом Росприроднадзор. А Росприроднадзор уведомляет о присвоении отходу кода ФККО заявителя.

После внесения кода в ФККО Вам нужно исправить разработанный ранее паспорт отхода, в соответствии с информацией полученной от Росприроднадзора, и снова уведомить о разработке нового паспорта Росприроднадзор.

4. Какие ошибки допускают образователи отхода сегодня и как их избежать:

С 2013 года по 1 июля 2016 года деятельность по сбору, транспортированию, обработке и утилизации не подлежала лицензированию. В этот период сложилась практика, когда за работу по утилизации брались сервисные и ремонтные компании, предприятия, занимающиеся заготовкой лома металлов. Однако на данный момент привлечение таких организаций влечет нарушение законодательства. Как уже говорилось выше, списанное имущество это отходы, а с отходами любые действия могут совершить только лицензиаты.

Изъятие плат, содержащих драгметаллы из списанной компьютерной и оргтехники, является деятельностью по обработке отходов и не может осуществляться предприятиями не имеющими лицензии на обращение с отходами. Свидетельства Пробирной палаты на данный момент не достаточно, чтобы производить данные работы. После изъятия платы, содержащие драгоценные металлы, подлежат передаче только на аффинажные заводы, официальный перечень которых установлен законодательством РФ.

Оборудование, имеющее в своем составе черный или цветной металл, после списания становится отходом и не может собираться и транспортироваться предприятиями, имеющими лицензию на переработку (заготовку) металла, а должно передаваться как отход в установленном законом порядке на обработку и утилизацию. И только после утилизации вторичные ресурсы, в том числе и лом металлов, передаются предприятиям, имеющим лицензию на заготовку лома металлов.

Для организаций, осуществляющих деятельность по размещению отходов предусмотрены особые условия обновления лицензий. Переоформить их такие предприятия должны до 1 января 2019 года. В некоторых из этих лицензий указаны коды групп отходов, в которые включены отходы образованные при списании имущества. В связи с этим, может возникнуть ложное понимание, что списанную, например, технику можно разместить на полигоне. Однако это не так. Размещение отходов на полигоне возможно только если эти отходы не могут быть утилизированы. А отходы подлежащие обработке и утилизации только в той части, которая после обработки не подлежит утилизации.

5. Какие документы необходимы для отчетности:

1. Акт приёмо-передачи отходов.
Содержит информацию о том, кому переданы отходы, в каком количестве, и какие дальнейшие действия с ними совершены. Необходим для отчета перед Департаментом Росприроднадзора по Северо-Западному федеральному округу.

2. Справка о наличии/отсутствии лома драгоценных металлов.
Оформляется на основании Свидетельства о постановке на специальный учет в Пробирной палате РФ. Необходима для исполнения Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина РФ от 29 августа 2001 г. № 68н.

3. Справка об извлечённом из отходов ломе черных и цветных металлов
с указанием количества, и стоимости, с учётом затрат на извлечение, а также с указанием предприятия имеющего лицензию на заготовку лома металлов, которому извлеченный лом был передан.

4. Документы об оплате.
В случае если из переданных отходов были извлечены указанные выше вторичные ресурсы, организация, которая произвела утилизацию отходов, должна перевести денежные средства, полученные от реализации такого лома на счет образователя отхода, если иное не предусмотрено договором на утилизацию.

Основные средства в эксплуатации и прослеживаемость товаров: когда подавать уведомление об остатках?

Налогоплательщики, осуществляющие операции с товарами, подлежащими прослеживаемости (ПТ) в соответствии с законодательством РФ, обязаны представлять в ИФНС отчеты об операциях с ПТ и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости, в случаях и в порядке, которые установлены Правительством РФ.

Такой обязанностью дополнил статью 23 НК РФ (п. 2.3) Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ. Согласно этому закону организации, осуществляющие операции с ПТ, должны будут отчитываться о таких операциях в ИФНС, представляя ряд документов. Пока формы таких документов не утверждены, есть только формы, рекомендованные письмом ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@.

В соответствии с проектом постановления Правительства РФ об утверждении порядка функционирования национальной системы прослеживаемости товаров налоговая служба в срок не позднее 01.07.2021 должна утвердить формы, форматы, порядки заполнения отчета об операциях с ПТ и документов, содержащих реквизиты прослеживаемости.

Перечень товаров, участвующих в проводимом с 01.07.2019 по 30.06.2021 на территории РФ эксперименте по прослеживаемости товаров, был утвержден постановлением Правительства РФ от 25.06.2019 № 807.

Сейчас в этом перечне для пилотного проекта, в частности, указаны:

холодильники, морозильники и прочее холодильное или морозильное оборудование электрическое или других типов (код по ТН ВЭД ЕАЭС 8418 (за отдельными исключениями – код ОКПД 2-27.51.11));

мониторы и проекторы, не включающие в свой состав приемную телевизионную аппаратуру (код по ТН ВЭД ЕАЭС 8528);

автопогрузчики с вилочным захватом и другие погрузчики, тягачи, используемые на ж/д станциях;

бульдозеры, грейдеры, самоходные планировщики, трамбовочные машины, дорожные катки, погрузчики с одним ковшом, экскаваторы;

электронные интегральные схемы и их части;

транспортные средства промышленного назначения.

У многих организаций и ИП отдельные категории перечисленных товаров учтены как ТМЦ или основные средства, переданные в эксплуатацию. И собственников этого имущества сейчас волнует вопрос о том, нужно ли и если нужно, то в какой срок подавать в ИФНС уведомление об имеющихся остатках ПТ.

В упомянутом ранее письме № ЕА-4-15/5042@ уведомление об имеющихся остатках ПТ значится как форма с кодом по КНД 1169011.

Согласно проекту порядка заполнения этой формы ее нужно заполнять на основании первичного учетного документа, оформленного по результатам инвентаризации (акта инвентаризации, инвентаризационной описи и т. д.) и подтверждающего право собственности участника оборота ПТ. Никаких положений, определяющих срок представления уведомлений об остатках товаров, нет ни в проекте порядка заполнения уведомления, ни в обновленном проекте порядка функционирования национальной системы прослеживаемости товаров (НСПТ).

Кроме того, в ходе дополнительных публичных консультаций проекта функционирования НСПТ было отмечено, что в настоящее время имеются существенные отличия в определении используемого в проекте порядка понятия «товар» для целей налогового и таможенного законодательства. И Минэкономразвития России в заключении об оценке регулирующего воздействия на проект постановления Правительства РФ (№ 16492-АХ/Д26и от 28.05.2021) отметило, что в этом документе необходимо предусмотреть четкое определение товара в целях исключения проблем правового характера при реализации процедур прослеживаемости товаров. В частности, следует определить, признается ли товаром, в отношении которого осуществляется прослеживаемость, любое имущество, находящееся на праве собственности у участника оборота товаров (в том числе объекты основных средств в эксплуатации и имущество, приобретенное для собственных нужд хозяйствующего субъекта), или только реализуемое (предназначенное для реализации) имущество.

В разделе 4.5 рекомендаций описаны операции, связанные с выбытием товаров из прослеживаемости:

использование в производстве, в том числе в переработке;

захоронение, обезвреживание, утилизация или уничтожение;

уничтожение или безвозвратная утрата товаров вследствие действий непреодолимой силы;

реализация в розничной торговле;

фактический вывоз с таможенной территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта или реэкспорта;

включение в состав основных средств.

Все сказанное позволило экспертам и налоговикам сделать следующий вывод.

Если амортизируемые основные средства (автопогрузчики, холодильники, бульдозеры и т. д.) или неамортизируемые, учтенные в составе ТМЦ (списанные на затраты) (например, мониторы), приобретены до 01.07.2021, используются в производственной деятельности (например, в финансово-хозяйственном отделе), то есть не являются товаром, то необходимости проведения инвентаризации до 01.07.2021 для целей формирования уведомления об остатках ПТ нет. Если же будет принято решение о продаже (ликвидации, списании) такого имущества, то на такой товар нужно будет сформировать электронный счет-фактуру с указанием РНПТ. Для получения РНПТ и нужно будет подать уведомление об остатках, опираясь на ПУД.

Если приобретенные после 01.07.2021 товары являются малоценным имуществом (списаны на затраты), используются как основные средства в производственной деятельности, то РНПТ покупатель получает при приобретении от продавца. Он должен выставить на проданные товары электронный счет-фактуру/УПД с РНПТ. И этот РНПТ у покупателя (при последующем списании товара на затраты (ТМЦ) или вводе в эксплуатацию (ОС)) должен содержаться в специальных хранилищах учетных систем. При принятии решения о реализации налогоплательщик будет указывать этот РНПТ в счета-фактурах/УПД.

Внимание: после публикации данного материала ФНС России письмом от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@ проинформировала об изменениях в сроках начала действия НСПР. Подробнее читайте материал здесь.

Списание и утилизация автомобиля в госучреждении

Каждое транспортное средство проходит тот период, когда его списание с баланса учреждения неизбежно. Ведь пока автомобиль не снят с учета, он считается объектом транспортного средства. Кроме того, подержанный автомобиль с большим сроком службы влечет за собой существенные финансовые потери для бюджета своего владельца. Если такой автомобиль не представляет особой ценности, то лучшим решением будет его списание и утилизация.

Списание автомобиля с последующей утилизацией может быть произведено по разным причинам:

  1. физический износ транспортного средства;
  2. повреждение (порча) в результате аварии (ДТП);
  3. стихийное бедствие (пожар, наводнение);
  4. прочие обстоятельства, при наступлении которых транспортное средство становится непригодным для дальнейшей эксплуатации, а восстанавливать (ремонтировать) его нецелесообразно.

Порядок списания автомобиля можно разделить на следующие этапы:

  1. принятие комиссией учреждения решения о списании и оформление соответствующих документов;
  2. согласование принятого решения с вышестоящим государственным органом;
  3. отражение списания автомобиля в бюджетном учете;
  4. демонтаж и утилизация автомобиля;
  5. оприходование запчастей и металлолома, оставшихся в распоряжении учреждения после демонтажа автомобиля, и учет средств, полученных от реализации металлолома;
  6. снятие автомобиля с учета;
  7. передача данных о списанном автомобиле в Росимущество.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Принятие решения о списании автомобиля

Для принятия решения о списании транспортного средства в учреждении создается постоянно действующая комиссия.

Эта комиссия обладает следующими полномочиями:

  1. комиссия производит внешний осмотр транспортного средства, подлежащего списанию, учитывая данные, которые содержатся в учетно-технической и иной документации;
  2. определяет целесообразность (пригодность) дальнейшего использования транспортного средства, а также возможность использования его отдельных деталей, конструкций и материалов, полученных от утилизации объекта, а также возможность и эффективность его восстановления;
  3. устанавливает основные причины списания транспортного средства, среди которых может быть физический и (или) моральный износ, возможные нарушения условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительный простой транспортного средства, а также другие причины, которые могли привести к необходимости списания имущества;
  4. определяет виновных лиц, деятельность которых могла повлиять на преждевременное списание транспортного средства, а также выносит решение о привлечении к ответственности данных лиц, согласно законодательству РФ;
  5. устанавливает возможность эксплуатации отдельных деталей, конструкций и материалов ликвидируемого транспортного средства и определяет их рыночную стоимость;
  6. осуществляет контроль над снятием деталей, изготовленных из цветных и драгоценных материалов, путем их взвешивания и передачи в пункты хранения;
  7. формирует пакет документов, необходимый для получения разрешения от вышестоящего органа и подготавливает акт о списании транспортного средства.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения. Возглавляет комиссию председатель, он непосредственно и осуществляет руководство деятельностью комиссии, распределяет обязанности и дает поручения членам комиссии, при возникновении спорных вопросов обеспечивает коллегиальность в их обсуждении. При необходимости, если в учреждении отсутствуют работники, обладающие специальными знаниями, по решению председателя комиссии для участия в заседаниях могут приглашаться эксперты.

Решение о списании транспортного средства принимается только в том случае, если за это проголосовало большинство членов комиссии, присутствующих на заседании, после того, как решение о списании принято, подписывается акт о списании транспортного средства.

Согласно Приказу № 52н от 30.03.2015, списание автомобиля оформляется актом о списании транспортного средства (ф. 0504105), который утверждается руководителем казенного учреждения только после получения соответствующего разрешения.

Обратите внимание: до утверждения акта о списании реализация мероприятий, предусмотренных в нем (утилизация, разборка), а также списание имущества в бюджетном учете не допускаются (п. 52 Инструкции № 157н, п. 11 Положения № 834).

Порядок действий необходимый для получения разрешения на списание автомобиля

Согласно п. 4 ст. 298 ГК РФ казенное учреждение не вправе отчуждать либо иным способом распоряжаться имуществом без согласия собственника имущества.

В соответствии с пп. «д» п. 4 Положения № 834 решение о списании федерального движимого имущества, находящегося у федеральных казенных учреждений на праве оперативного управления, принимается казенными учреждениями по согласованию с федеральными органами государственной власти (федеральными государственными органами), в ведении которых находятся указанные учреждения.

Порядок согласования определяется каждым учреждением самостоятельно. Например, учреждения подведомственные Минобрнауки, при списании имущества руководствуются Приказом Минобрнауки РФ от 20.05.2011 № 1676. Основываясь на этот документ при рассмотрении вопроса согласования решения списания имущества подведомственным учреждением, необходимо представить в Минобрнауки следующие документы на бумажном и электронном носителях:

  1. сопроводительное письмо о согласовании решения о списании транспортного средства;
  2. заключение учреждения о возможности списания транспортного средства;
  3. перечень объектов транспортных средств учреждения, по которым необходимо принять решение о списании;
  4. инвентарные карточки учета транспортных средств, по которым необходимо принять решение о списании;
  5. выписка из реестра федерального имущества по транспортным средствам подлежащим списанию;
  6. копия приказа об утверждении комиссии по подготовке и принятию решений о списании транспортных средств с приложением положения о данной комиссии и ее состава, утвержденных приказом руководителя учреждения;
  7. копия протокола заседания комиссии учреждения;
  8. акт о списании транспортного средства;
  9. фотография транспортного средства, по которому необходимо принять решение о списании, подписанная и с указанием даты съемки.

При списании автотранспортного средства необходимо представить копии:

  • технического паспорта;
  • свидетельства о регистрации;
  • документа о прохождении последнего технического осмотра;
  • заключения о его техническом состоянии, подтверждающего непригодность дальнейшего использования (в случае отсутствия соответствующего специалиста в штате учреждения — копию заключения, выданную лицом, имеющим лицензию на данный вид деятельности, с приложением копии лицензии).

Документы предоставляются в прошитом, пронумерованном и скрепленном печатью виде. При рассмотрении Министерство принимает решение о согласовании списания или дает отказ в списании транспортного средства. При принятии положительного решения руководитель подведомственного учреждения в течение 10 дней с момента принятия решения направляет в Минобрнауки утвержденный акт о списании транспортного средства и документы, подтверждающие его утилизацию.

Операции по списанию и утилизации автомобиля в бюджетном учете

Основанием для отражения в бюджетном учете выбытия автомобиля будет утвержденный акт о списании транспортного средства (ф. 0504105), к нему необходимо приложить копию инвентарной карточки списываемого автомобиля (ф. 0504031).

После того, как утвержденный руководителем оформленный акт принят, бухгалтер делает бухгалтерские записи в разделе «Отметка бухгалтерии о списании» акта. На его основании в инвентарной карточке делается отметка о выбытии объекта.

Списанный с баланса автомобиль подлежит одновременному отражению на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение» до момента определения целевой функции выбывшего с балансового учета имущества, либо его демонтажа и (или) утилизации. В соответствии с п. 335 Инструкции № 157н в данном случае учет автомобиля принятого на забалансовый счет подлежит условной оценке «один объект — 1 руб.».

Также необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минэкономразвития РФ от 05.10.2016 № Д 28и-2716, при заключении контракта на утилизацию списанного автомобиля с одновременной передачей металлолома в собственность утилизирующей организации по предложенной цене.

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления» лом и отходы цветных и (или) черных металлов — это пришедшие в негодность или утратившие свои потребительские свойства изделия из цветных и (или) черных металлов и их сплавов, отходы, образовавшиеся в процессе производства изделий из цветных и (или) черных металлов и их сплавов, а также неисправимый брак, возникший в процессе производства указанных изделий.

Согласно ч. 1 ст. 24 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» заказчики при осуществлении закупок используют конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) или осуществляют закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Случаи закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) определены ст. 93 данного закона.

На основании вышеизложенного заказчик не имеет право заключать контракт на утилизацию списанного автомобиля с одновременной передачей лома и отходов черных металлов в собственность утилизирующей организации по предложенной цене без проведения торгов.

Снятие автомобиля с государственного учета

Юрлица обязаны снять с учета зарегистрированные за ними в подразделениях Госинспекции или органах Гостехнадзора транспортные средства, в которых они зарегистрированы, в случае изменения места регистрации, утилизации (списания) транспортных средств либо при прекращении права собственности на них в предусмотренном законодательством РФ порядке (п. 3 Постановления Правительства РФ (п. 3 Постановления Правительства РФ от 12.08.1994 № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации»).

Снятие транспортного средства с государственного учета по заявлению его владельца или организации, уполномоченной в установленном Правительством РФ порядке, производится только после утилизации автомобиля (пп. 2 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 03.08.2018 № 283-ФЗ «О государственной регистрации транспортных средств в РФ и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»).

При предъявлении заявителем свидетельства (акта) об утилизации, подтверждающего факт уничтожения транспортного средства, регистрационное подразделение снимает транспортное средство с государственного учета (п. 71 Правил государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях ГИБДД МВД РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2019 № 1764).

В акте о списании в специально отведенном поле ставится дата снятия автомобиля с учета.

Передача сведений об автомобиле в Росимущество

По окончании всех мероприятий, которые предусмотрены актом о списании транспортного средства, акт о списании утвержденный руководителем учреждения, а также перечень документов, который необходимо представить на основании Постановления Правительства РФ от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества», необходимо направить в Росимущество в месячный срок, если иное не установлено актами Правительства РФ, для внесения соответствующих сведений в реестр федерального имущества (п. 13 Положения № 834).

Акт о списании автомобиля оформленный комиссией учреждения утверждается только после согласования с государственным органом, в ведении которого находится учреждение. До момента утверждения акта мероприятия по утилизации и демонтажу автомобиля не допускаются.

Списанный с баланса учреждения автомобиль необходимо одновременно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение».

Металлолом и запчасти, оставшиеся в распоряжении учреждения от демонтажа списанного автомобиля, необходимо принять к учету в составе прочих материальных запасов (счет 0 105 36 000), а доходы, полученные от реализации металлолома, перечисляются в доход бюджета.

После того, как автомобиль утилизирован, он снимается с государственного учета и по нему направляются сведения в Росимущество.

Откройте доступ к закрытой части «Клерка» с подпиской «Премиум». Получите сотни вебинаров и онлайн-курсов, безлимитные консультации и другой закрытый контент для бухгалтеров.

Успейте подписаться со скидкой 20% до 15.10.2021. Подробнее про «Премиум» тут.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

  • Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  • Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  • Как составить акт на уничтожение документов
  • Как не ошибиться с датой акта
  • Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
  • Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
  • Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
  • Оформляем факт уничтожения документов
  • Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
  • Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
  • Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: